Não deixe para depois. A vida acontece (só) agora!

“Procrastinar é uma triste forma de permitir que outros conquistem os sonhos que são seus.”

Marcos Françóia, administrador e perito judicial

Quem me conhece de perto, sabe que não gosto de gerúndios. Lembra deles? “Estou fazendo.”, “Estou vendo.”, “Estou acabando”.

Explico a razão de não gostar: eles me remetem à procrastinação, algo que realmente abomino. Gerúndios, desacompanhados de devidas justificativas (não apenas de simples desculpas apresentadas como se fossem explicações plausíveis), são mortais para a reputação de qualquer um. Há uma frase, atribuída a Benjamin Franklin, que reforça essa ideia: “Aquele que é bom para dar desculpas raramente é bom para qualquer outra coisa”.

Sei que nem todos deixam assuntos e tarefas para depois simplesmente porque querem. Eu mesmo sou vítima desse processo, algumas vezes por culpa minha, outras não.

Refiro-me àqueles que procrastinam sistematicamente, em tudo na vida e na carreira. Deixar de fazer o que deve ser feito, dentro do prazo, depõe muito contra a imagem de quem procede assim. 

No contato diário com minha equipe, e também com clientes, faço questão de usar duas armas da comunicação, que me ajudam a combater esse mal: clareza e direcionamento. Conheço bem o meu “eleitorado”, então uso com cada um, na medida de seu grau de maturidade, a quantidade certa de explicações sobre o que fazer e como fazer, na esperança de isso os ajude a cumprir prazos, com qualidade.

Outro aspecto que faço questão de frisar bem a eles é a diferença entre fazer com pressa e fazer rápido. São coisas absolutamente distintas. Estimulo sempre a segunda.

Fazer com pressa é fazer sem planejamento, o que causa o pior e mais custoso tipo de (mau) uso do tempo, que é o retrabalho. Fazer duas ou mais vezes a mesma coisa, além do desperdício em si, causa sensação de impotência, de incapacidade de resolver problemas. Diminui a autoestima.

Fazer rápido (e certo da primeira vez), inclui planejar, definir objetivos, organizar recursos materiais, tempo e pessoas, executar com precisão, revisar se necessário e – por consequência – atingir resultados esperados.

Voltando à procrastinação e ao procrastinador, é preciso dizer que há pelo menos dois tipos.

Um é o “perfeccionista”, pessoas minuciosas preocupadas com detalhes menos importantes, enquanto tudo aquilo que poderia resolver o problema lhes passa despercebido. São capazes de enxergar todas as formigas, mas não a manada de elefantes. Insatisfeitas com o resultado de suas tarefas, acham que nunca estão boas o suficiente, então não podem ser entregues. Para esses, a dica é: defina padrões mínimos para completar cada atividade, na medida exata daquilo que lhe foi pedido, não aquilo que vocês imaginam ser, e – o pulo do gato – respeitem esses padrões. Uma vez atingidos, entreguem a tarefa, dentro do prazo combinado. E pronto! Partam para a próxima

E há o “ocupado”, aquele que não consegue organizar sua lista de atividades diárias conforme a importância de cada uma. Não consegue priorizar. Duas dicas: a primeira é “Volte para o importante. Simplificando, há dois tipos de atividades: as importantes e as urgentes. Todos recebemos urgências para resolver todos os dias. Esse não é o problema. O problema é permanecer somente nelas. Pular da solução de uma urgência para outra nos deixa reféns delas para sempre. Daí a necessidade de priorizar as tarefas importantes. Essas, uma vez resolvidas de vez, nos livram de uma enormidade de futuras e intermináveis urgências.

Trabalho com otimização de processos há muitos anos e sei que há tarefas que devem ser colocadas nos primeiros lugares da fila, porque têm a capacidade de andarem sozinhas, depois do primeiro empurrão – enquanto você se dedica àquelas que precisam de olhar atento todo o tempo.

Nesse ponto, alguém na plateia levanta a mão e me diz: Hudson, eu não consigo deixar de ser assim (perfeccionista ou ocupado)! Humm, … não é verdade!!

Os hábitos são os mestres de nosso comportamento. Atalhos criados por nosso cérebro para economizar tempo e energia. É bom em muitos casos, mas adotados indiscriminadamente para tudo, sem a devida crítica diária, tendem a nos aprisionar em zonas de conforto. Sem observar para onde nos levam, nos tiram da posição de condutores para a de simples passageiros em nossas próprias vidas.

Com trabalho e disciplina, eu tenho certeza de que você consegue mudá-los para melhor e deixar de ser um procrastinador.

Parece simples, e é. Acredite.