O poder da simplicidade. Simples assim!

“Por que simplificar, se a gente pode complicar?”

Dito popular

Essa é uma das questões mais intrigantes da natureza humana, em especial no mundo do trabalho.

Todos sabemos o quanto é importante manter os processos – nesse caso, processos de trabalho, fáceis de manejar, rápidos e baratos. Daí, porém, a criá-los e mantê-los assim, há uma grande distância.

Devagar e de forma contínua, tendemos a acrescentar detalhes que parecem importantes, os quais muitas vezes refletem apenas a nossa visão pessoal sobre como o processo deva ser desenhado ou nosso desejo individual de incluir controles que atendam nossa própria expectativa, sem que nenhum desses penduricalhos agregue verdadeiro valor ao resultado final.

Tendo conduzido dezenas de processos de otimização de processos nos últimos anos, entendo que, na prática, há três características que contribuem para a manutenção da simplicidade:

1. Identificar os processos que realmente importam para a organização, aqueles que estão ligados diretamente ao atingimento de objetivos estratégicos. Esses merecem, de verdade, serem descritos e documentados. Os demais, não necessariamente;
2. Ao descrever as atividades que farão parte de cada um dos processos acima, é importante ser econômico. Podemos até partir de um conjunto maior de etapas, mas devemos ser muito diligentes em imaginar o processo acontecendo várias e várias vezes, retirando todos os “excessos”, até que estejamos satisfeitos, sabendo que ele funcionará e que nada mais pode ser retirado;
3. Último, mas não menos importante: os passos acima devem ser dados em equipe, nunca individualmente – justamente para diluir ao máximo os vieses que cada participante possa ter, criando um contexto em que a soma das contribuições individuais – discutidas e melhoradas – seja maior que aquela que o simples conhecimento individual pudesse ter construído.

Você deve ter percebido que seguir o roteiro acima só funcionará se estiver ocorrendo em paralelo um intenso processo de comunicação e de negociação entre os participantes. E – não me canso de bater nessa tecla – que a responsabilidade pela condução desse desafio é do grupo de líderes da organização.

Dá trabalho, mas coloca os assuntos realmente importantes em contínua perspectiva, analisados e continuamente melhorados. Há contribuição maior a ser dada?

Alguns dirão: Eu gostaria muito de ter tempo para lidar dessa forma com esses assuntos tão importantes, mas o dia a dia me consome de forma desproporcional.

Se esse é o seu caso, vou indicar outra medida de simplicidade: separe os assuntos importantes dos urgentes.

Urgências todos temos, todos os dias. E é necessário lidar com elas, resolvê-las. Não é esse o ponto. O erro está em pularmos de um assunto urgente para outro, sem voltarmos para os importantes.

Concentrar-se apenas nos temas urgentes, agindo como bombeiros da organização, significa agir apenas sobre os efeitos dos problemas. É importante, como disse acima, mas ficar refém deles não nos permite atuar sobre as reais causas dos problemas. Sem atenção às causas e a suas soluções, novas urgências aparecerão, criando um círculo vicioso, onde uma urgência cria outra. 

Voltando à simplificação dos processos, já vimos como escrevê-los e, agora, vamos falar um pouco sobre a sua manutenção.

A dica de simplicidade aqui é identificar e trabalhar continuamente sobre os “gargalos” do processo. Gargalos são as atividades que restringem a realização das demais. Trabalhando sobre eles, o processo todo flui. Precisamos estar permanentemente atentos à sua ocorrência e trabalhar em equipe para eliminá-los.

Há um livro muito interessante, antigo mas atual, chamado A Meta (Eliyahu M. Goldratt / Jeff Cox), que explica bastante bem o conceito estatístico chamado Teoria das Filas, que expõe de forma bem clara o que são gargalos e como eliminá-los.

Outro ponto de atenção sobre a gestão simplificada do conjunto dos processos é a implantação de sistemas que automatizem todas as atividades possíveis. A adoção de sistemas evita aquele desejo insistente de criarmos inúmeras planilhas para controlar cada item que nos pareça importante. Atividades repetitivas são especiais candidatas à automatização.

Mas atenção: é fundamental que a totalidade dos sistemas que venham a ser implantados “converse” entre si, caso contrário os ganhos de implantação se perdem.

Ainda: a adoção de sistemas eficientes e eficazes é um fator redutor de tempo. Porém, é preciso dizer que o desenho dos processos, da forma como descrevemos acima, deve preceder a implantação de qualquer sistema, caso contrário as eventuais deficiências potencializam-se ao invés de contribuírem para as melhorias. Em outras palavras: se não sabemos como conduzir naturalmente, de forma racional, determinada atividade, não haverá sistema que funcione.

Está disposto a enfrentar o desafio da simplicidade? Mãos à obra.