Orçamento – É chato de fazer? Sim, mas eu digo que pode salvar sua carreira e a vida de sua empresa
“Risco vem de você não saber o que está fazendo”
Warren Edward Buffett, investidor americano.
Acredite! Se há algo complicado de ser feito no mundo das organizações é o tal do orçamento.
Faço essa afirmação pensando primeiro naquelas empresas que entendem a importância dessa poderosa ferramenta de planejamento e levam o assunto a sério.
Sim, porque existe também uma enormidade de empresas que escrevem uma grande peça de ficção e chamam de orçamento. Ficam bonitas no papel, mas ninguém consegue executá-las. Não agem assim para trabalhar menos, ao contrário. O volume de trabalho é o mesmo. O conceito é que está equivocado.
Há casos ainda piores: o das organizações que não se dão ao trabalho de orçar nada, nem ninguém. Pagam para ver, vivendo perigosamente um dia de cada vez. Vivem como Alice no País das Maravilhas: “Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”.
É bem provável que você esteja passando por essa experiência exatamente nesse momento, preparando-se para o próximo ano.
Eu experimentei todas essas “modalidades” ao longo da minha carreira, pelo menos uma vez por ano, o que dá pelo menos umas trinta vezes. Para minha “sorte” – se é que isso existe – passei a maioria desses ciclos em organizações com visão e responsabilidade suficiente para fazer um orçamento como deve ser feito: olhando o futuro cenário de forma completa, extraindo dele a maior quantidade possível de informações, organizando-as de forma alinhada com o planejamento estratégico estabelecido e (aí vem o pulo do gato), produzindo uma peça final cujo resultado seja compreendido por todos que devem executá-la, cada um no seu nível, seja ele estratégico, tático ou operacional.
Tenho um grande amigo que diz: “a empresa é a única obra que começa pelo teto”. Os orçamentos bem feitos são assim. Iniciam com a visão que a alta administração tem e como ela imagina formas de fazer com que os negócios prosperem, no período que será coberto pelo orçamento que estiver sendo elaborado. Esse é o primeiro passo, que é seguido por uma série de elementos e técnicas necessários para elaborar um orçamento que seja verdadeiramente uma ferramenta gerencial.
Gostaria muito de falar sobre eles, pois minha experiência inclui elaboração de orçamento de pessoal, que deve considerar quantidade de pessoal, folha de pagamento, alterações de remuneração, bônus, encargos sociais, benefícios, estruturas de alimentação e transporte, treinamento, uniformes, equipamentos de segurança, saúde ocupacional, itens que – somados – podem ser os mais representativos na estrutura de custos. Mas meu foco nesse texto será outro: quero tratar de um ponto que poucos falam quando explicam o processo de elaboração do orçamento: as questões comportamentais.
Orçar envolve pessoas, suas visões e desejos, logo, negociação e tudo mais que ela envolve.
Vejamos quais são:
Comunicação que leva à colaboração: finanças, vendas, produção, marketing, recursos humanos precisam conversar, alinhar-se para, juntos, garantir que metas e objetivos financeiros da empresa sejam atingidos;
Envolvimento de todos: apesar de iniciar-se pela alta administração, o processo de orçamento deve envolver o conjunto dos colaboradores para garantir que as metas estabelecidas sejam realistas e alcançáveis. Não podemos jamais desconsiderar o pessoal mais próximos às operações diárias. A “hora da verdade” está lá e eles podem oferecer insights valiosos sobre as necessidades e desafios específicos de suas áreas;
Liderança comprometida de verdade: os líderes da organização desempenham um papel crucial na definição de metas e – muito mais importante – na criação de um ambiente que promova a eficácia na elaboração do orçamento;
Capacidade de gerenciar mudanças: o processo de implementação de um orçamento pode encontrar resistência. A gestão de mudanças efetivas é necessária para superar a resistência, comunicar os benefícios e garantir que as equipes estejam dispostas a seguir executando o orçamento planejado;
Análise de históricos e tendências (compreensão do passado e projeção futura): uma análise crítica do desempenho passado pode orientar melhorias e ajustes nas projeções futuras (“Lembra que foi aqui que erramos?”).
Revisão contínua: um ambiente que valoriza o aprendizado contínuo e a adaptação facilita a melhoria do processo de orçamentação. A revisão constante do orçamento permite ajustes conforme necessário;
Ética e Transparência: integridade e comportamento ético garantem a confiança na precisão e na validade das projeções orçamentárias. Esse é o “G” de governança que tanto temos falado atualmente.
É muito mais que um exercício financeiro, não?!
